Abiball planen: Checkliste und Zeitplan für das Abikomitee

6 Minuten Lesezeit

Ein Abiball ist für viele das größte Fest der Schulzeit – und für das Abikomitee ein Projekt mit vielen Beteiligten: Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Schulleitung, Location und Dienstleister. Mit einem klaren Zeitplan behaltet ihr den Überblick.

12 bis 9 Monate vorher: Grundlagen klären

Komitee bilden und Aufgaben verteilen (Finanzen, Location, Programm, Kommunikation, Deko).
Grobes Budget festlegen: Wie viel zahlt jede Person, gibt es Einnahmen aus Aktionen oder Sponsoren?
Termin mit der Schule abstimmen – Zeugnisübergabe, Ferien und Prüfungen im Blick behalten.
Mögliche Locations anschauen und Angebote vergleichen: Platz, Catering, Technik, Ende der Feier.

8 bis 5 Monate vorher: Verträge und Dienstleister

Location verbindlich buchen und Personenzahl grob schätzen.
Catering, DJ oder Band und Fotografin bzw. Fotograf anfragen.
Ein gemeinsames Konto oder eine Kasse für Zahlungen einrichten.
Ablauf skizzieren: Sektempfang, Zeugnisse, Reden, Essen, Programm, Party.

4 bis 2 Monate vorher: Einladen und Zusagen sammeln

Jetzt brauchen alle die Eckdaten: Datum, Ort, Uhrzeiten, Dresscode und Preis pro Karte. Gebt eine klare Frist für die Zusage vor und fragt gleich mit ab, wie viele Begleitpersonen kommen und wer vegetarisch oder vegan isst – das erspart später viele Nachfragen.

Einladung mit allen Infos verschicken (Link oder QR-Code statt vieler Einzelnachrichten).
Zusagen inklusive Begleitung und Essenswunsch sammeln.
Programmpunkte festlegen: Reden, Rückblick, Spiele, Ehrungen.
Sitzordnung grob planen, falls es feste Plätze gibt.

Die letzten Wochen: Feinschliff

Endgültige Personenzahl an Location und Catering melden.
Ablaufplan mit Uhrzeiten an alle Beteiligten verteilen.
Technik testen: Mikrofon, Beamer, Musik.
Ansprechpersonen für den Abend festlegen – wer kümmert sich um was?

Am Abend und danach

Plant für den Abend eine Möglichkeit ein, Fotos zu sammeln – zum Beispiel per QR-Code auf den Tischen. So habt ihr hinterher alle Bilder an einem Ort und könnt sie schon während der Feier auf der Leinwand zeigen. Nach dem Ball folgen Abrechnung, Dank an Helfende und das Teilen der Fotos.